Informe de Auditoría
Introducción
"Es un medio formal para comunicar los objetivos de la Auditoría, el cuerpo de las normas de Auditoría, el alcance de la Auditoría, y los hallazgos y conclusiones"
"Es el documento que refleja los objetivos, alcances, observaciones, recomendaciones y conclusiones del proceso de evaluación relacionados con las áreas de informática"
La elaboración del informe representa el momento adecuado de separar lo significativo de lo no significativo, debidamente evaluados por su importancia y vinculación con el factor de riesgo, tarea eminentemente de carácter profesional y ético, según el leal saber y entender del Auditor Informático.
No existe un formato específico.
Existen esquemas recomendados con los requisitos mínimos aconsejables respecto a estructura y contenido. El orden y la forma del Informe puede variar de acuerdo con la creatividad y estilo de los AI
Existen esquemas recomendados con los requisitos mínimos aconsejables respecto a estructura y contenido. El orden y la forma del Informe puede variar de acuerdo con la creatividad y estilo de los AI
El Informe de Auditoría deberá ser:
- claro
- adecuado
- suficiente
- comprensible
- claro
- adecuado
- suficiente
- comprensible
El formato del Informe debe reflejar una presentación lógica y organizada.
El informe debe incluir suficiente información para que sea comprendido por los destinatarios esperados y facilitar las acciones correctivas.
El informe debe incluir suficiente información para que sea comprendido por los destinatarios esperados y facilitar las acciones correctivas.
Requisitos del Informe
Los requisitos de un Informe de Auditoría son:
1- Ser veraz
2- Estar documentado formalmente
3- Mostrar las observaciones (debilidades) encontradas
4- Tener recomendaciones y soluciones para cada observación
5- Reflejar las áreas de oportunidad y cursos de acción
1- Ser veraz
2- Estar documentado formalmente
3- Mostrar las observaciones (debilidades) encontradas
4- Tener recomendaciones y soluciones para cada observación
5- Reflejar las áreas de oportunidad y cursos de acción
Desarrollo del Informe
Los puntos esenciales de un Informe de Auditoría son:
1- Identificación del Informe
El título del Informe deberá identificarse como objeto de distinguirlo de otros informes
El título del Informe deberá identificarse como objeto de distinguirlo de otros informes
2- Identificación del Cliente
Debe identificarse a los destinatarios y a las personas que efectúen el encargo
Debe identificarse a los destinatarios y a las personas que efectúen el encargo
3- Identificación de la Entidad auditada
Identificación de la entidad objeto de la Auditoría Informática
Identificación de la entidad objeto de la Auditoría Informática
4- Objetivos de la Auditoría Informática
Declaración de los objetivos de la Auditoría para identificar su propósito, señalando los objetivos incumplidos.
Declaración de los objetivos de la Auditoría para identificar su propósito, señalando los objetivos incumplidos.
5- Normativa aplicativa y excepciones
Identificación de las normas legales y profesionales utilizadas, así como las excepciones significativas de uso y el posible impacto en los resultados de la Auditoría
Identificación de las normas legales y profesionales utilizadas, así como las excepciones significativas de uso y el posible impacto en los resultados de la Auditoría
6- Alcance de la Auditoría
Concretar la naturaleza y extensión del trabajo realizado: área organizativa, período de auditoría, sistemas de información..., señalando limitaciones del alcance y restricciones del auditado
Concretar la naturaleza y extensión del trabajo realizado: área organizativa, período de auditoría, sistemas de información..., señalando limitaciones del alcance y restricciones del auditado
7- Conclusiones: Informe corto de opinión
El Informe debe contener uno de los siguientes tipos de opinión:
opinión favorable: es el resultado de un trabajo realizado sin limitaciones de alcance y sin incertidumbre, de acuerdo con la normativa legal y profesional
opinión con salvedades: se reitera lo dicho en la opinión favorable al respecto de las salvedades cuando sean significativas en relación con los objetivos de auditoría, describiéndose con precisión la naturaleza y razones
opinión desfavorabe: es aplicable en el caso de identificación de irreguilaridades y de incumplimiento de la normativa legal y profesional, que afecten significativamente a los objetivos de la AI
opinión denegada: puede tener su origen en las limitaciones al alcance de auditoría, irregularidades, y al incumplimiento de normativa legal y profesional
resumen: consiste en una opinión personal de lo llevado a cabo
8- Resultado: Informe largo y otros informes
Este tipo de informe permite saber más.
Las soluciones previsibles se orientan hacia un Informe por cada objetivo de la AI
Este tipo de informe permite saber más.
Las soluciones previsibles se orientan hacia un Informe por cada objetivo de la AI
9- Informe previo
Este tipo de informe permite tener información de referencia
Este tipo de informe permite tener información de referencia
10- Fecha del Informe
Permite conocer la magnitud del trabajo y sus implicaciones
Permite conocer la magnitud del trabajo y sus implicaciones
11- Identificación y firma del Auditor
12- Distribución del Informe
Se define quienes podrán hacer uso del Informe
Se define quienes podrán hacer uso del Informe
Conclusiones
Es un juicio de valor u opinión personal con justificación
Es un juicio de valor u opinión personal con justificación
Modelo de un Informe de Auditoría
Fecha del Informe:
NOMBRE DE LA ENTIDAD
Auditoría de ........
Objetivo
...........
...........
Lugar de la Auditoría
...........
...........
Grupo de Trabajo de Auditoría
...........
...........
Fecha de Inicio de la Auditoría
...........
...........
Tiempo estimado del proceso de revisión
X hs
X hs
Fecha de Finalización de la Auditoría
...........
...........
Herramientas utilizadas
...........
...........
Alcance
...........
...........
Procedimientos a aplicar
...........
...........
Informe de debilidades detectadas
Situación
actual |
Comentario
|
Comentario de la Gcia
|
CONCLUSIONES
...........
...........
Ejemplo de un Informe de Auditoría
Situación planteada
En una “Compañía de Seguros” se llevó a cabo la “Auditoría de una Base de Datos”. Esta BD operativa es utilizada por todos los sistemas existentes en la empresa.
Se cuenta con una BD Oracle 7.3 instalada en un Server, al cual tienen acceso 40 terminales. Existen desarrolladores y usuarios finales que acceden a la misma por medio de la autorización otorgada por el DBA (Administrador de la BD).
Se observa que:
- la BD tiene los siguientes objetos definidos: tablas, views (vistas) y sequence
- el personal a cargo del mantenimiento de la BD realiza 1 copia de resguardo al final del día.
- hasta el momento, la BD cuenta con más de 2 millones de registros.
- la BD tiene los siguientes objetos definidos: tablas, views (vistas) y sequence
- el personal a cargo del mantenimiento de la BD realiza 1 copia de resguardo al final del día.
- hasta el momento, la BD cuenta con más de 2 millones de registros.
INFORME DE AUDITORIA
Fecha del Informe: 12 / 06 / 2000
Nombre de la Entidad: Seguros S.A
AUDITORIA DE UNA BASE DE DATOS
Objetivo
Controlar la definición y existencia de los objetos necesarios para la normal utilización de una BD y para mejorar su performance.
Lugar de la Auditoría: Area de Sistemas
Grupo de Trabajo de Auditoría: Lic. Jorge Gorostiza
Lic. Gustavo Barrientos
Lic. Gustavo Barrientos
Fecha de Inicio de la Auditoría: 12 / 05 / 2000
Tiempo estimado del proceso de revisión: 30 hs
Fecha de Finalización de la Auditoría: 19 / 05 / 2000
Herramientas utilizadas
- Metodología de auditoría de objetivos de control
- Utilitarios estándar
- Utilitarios estándar
Alcance
Controlar la definición y existencia de todos los objetos que son necesarios en la BD y que son utilizados por los distintos sistemas de la empresa.
Procedimientos a aplicar:
Objetos
- ¿Las tablas definidas en el diseño coinciden con las fueron creadas en la BD teniendo en cuenta nombres de las tablas, columnas y tipos de datos de las columnas?
- ¿Están definidas las claves primarias (PK) y claves externas (FK) de c/ tabla existente?
- ¿Existen las secuencias (sequences) correspondientes a la clave primaria (PK) de c/ tabla definida?
- ¿La BD tiene vistas (views) respecto de algunas tablas?
- Para mejorar el performance del sistema, ¿el DBA definió que sean necesarios según los casos?
- ¿Existe documentación actualizada respecto del diseño e implementación de la BD?
- ¿Están definidas las claves primarias (PK) y claves externas (FK) de c/ tabla existente?
- ¿Existen las secuencias (sequences) correspondientes a la clave primaria (PK) de c/ tabla definida?
- ¿La BD tiene vistas (views) respecto de algunas tablas?
- Para mejorar el performance del sistema, ¿el DBA definió que sean necesarios según los casos?
- ¿Existe documentación actualizada respecto del diseño e implementación de la BD?
Datos
- ¿Con qué frecuencia se realiza una copia de resguardo (backup) respecto de la BD?
- ¿Cada cuánto tiempo se realiza una actualización de los datos existentes?
- ¿Cada cuánto tiempo se realiza una actualización de los datos existentes?
Usuarios
- ¿Cuántos usuarios tienen acceso a la BD?
- ¿Cuántos usuarios actúan como desarrolladores respecto de la BD?
- ¿Cuántos usuarios son usuarios finales de la BD?
- ¿Cuáles son los roles y privilegios establecidos por el DBA?
- ¿Todos los usuarios tienen definido un rol determinado?
- ¿Cuántos usuarios actúan como desarrolladores respecto de la BD?
- ¿Cuántos usuarios son usuarios finales de la BD?
- ¿Cuáles son los roles y privilegios establecidos por el DBA?
- ¿Todos los usuarios tienen definido un rol determinado?
Informe de las debilidades detectadas
Situación Actual
|
Recomendación
|
Comentario de la Gcia de Sistemas
|
No existen índices que permitan mejorar el performance del sistema
|
Crear los índices que correspondan de acuerdo con las aplicaciones que fueron desarrolladas.
|
De acuerdo
(Sr. Gte de Sistemas) |
Se realiza una copia diaria de resguardo (backup)
|
Debido al caudal de información que maneja la empresa, se sugiere realizar 2 backups diarios, uno a mitad del día y otro al final del día.
|
De acuerdo
(Sr. Gte de Sistemas) |
CONCLUSIONES
El equipo de auditores considera que la empresa NO realiza las tareas de actualización y mantenimiento necesarias, las cuales son esenciales para el normal funcionamiento de la misma y para el cumplimiento de los objetivos establecidos en las distintas áreas de la empresa.
PAPELES DE TRABAJO
En Auditoría se puede afirmar que los papeles de trabajo son todas aquellas cédulas y documentos que son elaborados por el Auditor u obtenidos por él durante el transcurso de cada una de las fases del examen.
Los papeles de trabajo son la evidencia de los análisis, comprobaciones, verificaciones, interpretaciones, etc., en que se fundamenta el Contador Público, para dar sus opiniones y juicios sobre el sistema de información examinado.
Los papeles de trabajo constituyen un medio de enlace entre los registros de contabilidad de la empresa que se examina y los informes que proporciona el Auditor
Algunos papeles de trabajo son elaborados por el propio Auditor, y se denominan Cédulas. Otros son obtenidos por medio de su cliente o por terceras personas (cartas, certificaciones, estado de cuentas, confirmaciones, etc.) pero al constituirse en pruebas o elementos de comprobación y fundamentación de la opinión, se incorporan al conjunto de evidencia que constituyen en general, los papeles de trabajo.
El cumplimiento de la segunda Norma de Auditoría referente a la "obtención de evidencia suficiente y competente" queda almacenada en los papeles de trabajo del Auditor.
CONTENIDO DE LOS PAPELES DE TRABAJO
Los papeles de trabajo deben contener los productos del sistema de información financiera sujeto a examen, desglosados en su mínima unidad de análisis, las técnicas y procedimientos que el Auditor aplicó, la extensión y oportunidad de las pruebas realizadas, los resultados de las técnicas y procedimientos tales como confirmaciones de tipo interno o externo y las conclusiones que obtuvo en cada una de las áreas examinadas.
Por lo tanto, los papeles de trabajo están constituidos por:
q Programas de trabajo
q Planillas con análisis y anotaciones obtenidas de la empresa.
q Las cartas de confirmación enviadas por terceros.
q Manifestaciones obtenidas de la compañía
q Extractos de documentos y registros de la compañía.
q Planillas con comentarios preparados por el Auditor o Revisor Fiscal.
q Memorandos preparados por el Auditor o Revisor Fiscal, para exponer algunos hechos, que complementan la información de las planillas.
OBJETIVOS DE LOS PAPELES DE TRABAJO
Los papeles de trabajo le permiten tanto al Auditor como al Revisor fiscal dejar constancia de los procedimientos por él seguidos, de las comprobaciones y de la información obtenida.
Los objetivos de los papeles de trabajo para el Contador Público que efectúe la Auditoría de estados financieros pueden ser relacionados así:
q Proporcionar evidencia del trabajo realizado y de los resultados obtenidos en dicho trabajo.
q Suministrar la base para los informes y opiniones del Auditor Independiente o del Revisor Fiscal.
q Constituir una fuente de información concerniente a detalles de saldo de cuentas, rubros de los estados financieros y otros datos obtenidos en relación con el examen o para efectos posteriores a la realización del mismo, como futuras Auditorías.
q Facilitar los medios para una revisión de los Supervisores, Jefes, organismos gubernamentales u otros Contadores que determinen la suficiencia y efectividad del trabajo realizado y las bases que respaldan las conclusiones expresadas, probar a la vez que el trabajo se realizó con calidad profesional.
q Ayudar al Auditor o Revisor Fiscal a la conducción de su trabajo.
CLASIFICACIÓN DE LOS PAPELES DE TRABAJO
Los papeles de trabajo, pueden clasificarse desde dos puntos de vista: Por su uso y su contenido.
POR SU USO
De acuerdo a la utilización que tengan los papeles de Auditoría en el período examinado o en varios períodos de clasifican en Archivo de la Auditoría y Archivo Continuo o Permanente de Auditoría
ARCHIVO DE LA AUDITORÍA
Son papeles de uso limitado para una sola Auditoría; se preparan en el transcurso de la misma y su beneficio o utilidad solo se referirá a las cuentas, a la fecha o por período a de que se trate. El contenido del archivo de la auditoría puede ser:
q Estados financieros del período sujeto a examen y el período anterior
q Hojas de trabajo de los estados financieros sujetos a examen
q Cédulas sumarias de los rubros de los estados financieros
q Cédulas analíticas y subanalíticas de las cédulas sumarias
q Resultados de las circularizaciones
q Análisis de las pruebas de auditoría practicadas
q Documentos preparados por el cliente utilizados en la auditoría
ARCHIVO CONTINUO DE AUDITORÍA
Como su nombre lo indica, son aquellos que se usarán continuamente siendo útiles para la comprobación de las cuentas no sólo en el período en el que se preparan, sino también en ejercicios futuros; sus datos se refieren normalmente al pasado, al presente y al futuro.
Este expediente debe considerarse como parte integrante del conjunto de papeles de trabajo de todas y cada una de las auditorías a las cuales se refieran los datos que contiene. También se conoce como el archivo permanente. El contenido del Archivo Permanente puede ser:
q Historia de la Compañía
q Contratos y Convenios a largo plazo
q Sistema y Políticas Contables
q Estados Financieros de los últimos años
q Estado Tributario
q Conclusiones y recomendaciones de las últimas auditorías
q Hojas de trabajo de la última auditoría
POR SU CONTENIDO
De acuerdo al contenido de cada papel de trabajo, estos se clasifican en Hojas de Trabajo, Cédulas Sumarias y Cédulas Analíticas
HOJA DE TRABAJO
Son hojas multicolumnares en las cuales se listan agrupamientos de cuentas de mayor con los saldos sujetos a examen. Sirven de resumen y guía o índice de las restantes cédulas que se refieran a cada cuenta. Estos papeles representan los estados financieros en conjunto. Aquí se inicia la técnica del análisis pues se empieza a descomponer el todo en unidades de estudio más pequeñas. El método usado es el deductivo. Puede hacerse este listado como simple balance de comprobación, sin buscar orden alguno en las cuentas; pero se encontrará muy conveniente hacerlo siguiendo el ordenamiento del Balance General y del Estado de Resultados.
Cada rubro de la Hoja de Trabajo estará representado por una Cédula Sumaria. Es de advertir que no necesariamente el rubro debe representar una cuenta de mayor, pues a criterio del Auditor, este puede agrupar dos o más si así se le facilita el examen. El criterio para agrupar las cuentas en cédulas sumarias es la homogeneidad de las cuentas agrupadas, pues se requiere que la conclusión del examen del grupo sea aplicable a todas las cuentas examinadas.
Las hojas de trabajo contendrán los saldos del ejercicio anterior con el fin de hacer comparaciones. También se anotarán en estas hojas de trabajo los ajustes y reclasificaciones que resulten de la revisión, para obtener en ellas las cifras finales o de Auditoría que son las referidas en el dictamen.
El esquema de una Hoja de Trabajo es el presentado cuando se describió la estructura de las cédulas de auditoría. Es importante destacar que la columna que contiene los saldos a examinar representa el primer término de la ecuación de auditoría, es decir, la evidencia primaria. Estos saldos son la primera evidencia que el auditor tiene acerca de los estados financieros a dictaminar, por tanto, él debe comprobar la razonabilidad de estos saldos para emitir su opinión, en otras palabras, debe obtener evidencia corroborativa de esta evidencia primaria para encontrar la evidencia suficiente y competente que le exige la norma relativa a la ejecución del trabajo.
La obtención de evidencia corroborativa, constituye en sí el trabajo de campo y es la labor más dispendiosa de la auditoría. Esta evidencia corroborativa se obtiene por medio de técnicas y procedimientos de auditoría, las cuales tienen el propósito de convencer al auditor y solo al auditor de la razonabilidad o no de los saldos sometidos a examen. Dado que estas técnicas y procedimientos de auditoría solo buscan convencer al auditor, este tiene la plena autonomía de determinar las técnicas a aplicar y el alcance de las mismas, cualquier interferencia en la aplicación de las técnicas y procedimientos que el auditor ha decidido se constituye en una limitación al alcance del examen y amerita una salvedad en el informe, en el párrafo del alcance, la cual puede tener trascendencia en el párrafo de la opinión si el auditor por medio de otras técnicas y procedimientos alternativos no logra obtener evidencia suficiente y competente.
En la hoja de trabajo, la evidencia primaria la constituye los saldos a examinar los cuales se encuentran en la columna” Saldo a Dic. 31 año de examen”, mediante el uso de técnicas y procedimientos de auditoría, que ocupan la labor del trabajo de campo se encuentra la evidencia corroborativa, la cual se plasma en las columnas "Ajustes y Reclasificaciones" si existen discrepancias con la evidencia primaria. A continuación, se obtiene la evidencia suficiente y competente que es el saldo que le consta al auditor el cual se encuentra en la columna "Saldo a dic. según auditoría"
Esquema de una Hoja de Trabajo para Activos:
Cédulas sumarias o de resumen
Son aquellas que contienen el primer análisis de los datos relativos a uno de los renglones de las hojas de trabajo y sirven como nexo entre ésta y las cédulas de análisis o de comprobación.
Las cédulas sumarias normalmente no incluyen pruebas o comprobaciones; pero conviene que en ellas aparezcan las conclusiones a que llegue el Auditor como resultado de su revisión y de comprobación de la o las cuentas a la que se refiere.
Las cédulas sumarias se elaboran teniendo en cuenta los rubros correspondientes a un grupo homogéneo, que permita el análisis de manera más eficiente. Para cada sumaria debe existir un rubro en la Hoja de Trabajo.
Esquema de una cédula sumaria de efectivo:
CÉDULAS ANALÍTICAS O DE COMPROBACIÓN
En estas cédulas se detallan los rubros contenidos en las cédulas sumarias, y contienen el análisis y la comprobación de los datos de estas últimas, desglosando los renglones o datos específicos con las pruebas o procedimientos aplicados para la obtención de la evidencia suficiente y competente. Si el estudio de la cédula analítica lo amerita, se deben elaborar sub-cédulas.
En términos generales la cédula analítica es la mínima unidad de estudio, aunque como se afirma en el párrafo precedente existen casos en los cuales se hace necesario dividir la analítica para un mejor examen de la cuenta. Las analíticas deben obligatoriamente describir todos y cada uno de las técnicas y procedimientos de auditoría que se efectuaron en el estudio de la cuenta, pues en estas cédulas y en las subanalíticas se plasma el trabajo del auditor y son las que sirven de prueba del trabajo realizado.
En este nivel se ha desarrollado el método deductivo, pues se ha partido de lo general (los estados financieros) y se ha llegado a lo particular (la cédula analítica o subanalítica). Ahora se debe iniciar el método deductivo, es decir, partir de lo particular (la cédula analítica o subanalítica) para llegar a lo general (los estados financieros) y de esta manera emitir una opinión sobre estos estados tomados en conjunto. Para iniciar el método deductivo es necesario ir registrando los valores obtenidos en las subanalíticas con las analíticas, los de las analíticas con las sumarias y las sumarias con las hojas de trabajo. En otras palabras, realizar el trabajo inverso, hasta llenar completamente las hojas de trabajo. Cuando se termina de llenar la última hoja de trabajo se ha terminado el trabajo de campo de la auditoría y se procede entonces a la labor de evaluación para emitir el dictamen. Es necesario efectuar referencias cruzadas de los saldos que obtiene el auditor a raíz de su examen, estas consisten el anotar frente al valor y dentro de un círculo el índice de la cédula a la cual se traslada el saldo obtenido y en la cédula que lo recibe igualmente anotar el índice de la cédula de donde procede. Ambos valores deben coincidir exactamente para que se considere referencia cruzada.
Esquema de una cédula analítica de Bancos:
CÉDULAS SUB-ANALÍTICAS
En algunas cuentas se requiere elaborar cédulas adicionales a las analíticas para examinar otras cuentas que se desagregan de estas últimas. Tienen similitud con la cédula analítica pues son la mínima unidad de análisis y en ellas se deben obligatoriamente describir todas y cada una de las técnicas y procedimientos de auditoría que se aplicaron en la cuenta. Las pruebas aplicadas originan documentos que deben indexarse utilizando el índice de la sub-analítica adicionándole números consecutivos separados por una barra inclinada. Ejemplo: la reconciliación bancaria del Banco Andino de la cuenta 0008-987-765-09-1 debe llevar en su parte superior como índice 11100502-01/ 1, la reconciliación de la cuenta 0008-987-766-34-1 del mismo banco llevará el índice 111005-02/1, de igual manera la cuenta 0008-987-766-89-2 tendrá como índice 111005-03/1. De idéntica manera se procederá con los restantes documentos que se desprendan del análisis de cada cuenta de este banco, el índice variará en el número consecutivo que le corresponda.
Esquema de una cédula subanalítica del Banco Andino:
ÍNDICES
Para facilitar el ordenamiento y archivo de los papeles de trabajo y su rápida localización, se acostumbra ponerles una clave a todos y cada uno de ellos en lugar visible que se escribe generalmente con un lápiz de color denominado "lápiz de Auditoría".
Esta clave recibe el nombre de índice y mediante él se puede saber de qué papel se trata y el lugar que le corresponde en su respectivo archivo.
En teoría no importa qué sistema se escoja como índice, pero el elegido debe proveer un ordenamiento lógico y ser suficientemente elásticos para posibles modificaciones.
Los principales sistemas de indexación utilizados en Auditoría son los siguientes:
q Índice Numérico Alfabético: Se le asigna una letra mayúscula a las cuentas de Activo y dobles letras mayúsculas a las cuentas de Pasivo y Capital. Las cuentas de Resultado llevarían números arábigos ascendentes.
q Índice Alfabético Doble: A las cédulas sumarias se les asigna una letra mayúscula, y a las cédulas analíticas dos letras mayúsculas.
q Índice Alfabético Doble Numérico: Es una combinación de los sistemas Numérico Alfabético y Alfabético Doble. pues se les asigna una letra mayúscula a las cédulas sumarias de Activo y doble letra mayúscula a las sumarias de Pasivo y Capital. Las cédulas analíticas se indexan con la letra o letras de la respectiva sumaria y un número arábigo progresivo. Las cuentas de Resultados se indexan con números arábigos en múltiplos de 10 en forma ascendente. Este es el sistema de mayor utilización por la facilidad de su uso y su popularidad a nivel nacional e internacional.
q Índice Numérico: A las cédulas sumarias de Activo, Pasivo, Capital y Resultados se le asignan números arábigos progresivos y las cédulas analíticas números fraccionarios. En Colombia resulta muy apropiado usar como índice numérico el código asignado a las cuentas por el Plan Único de Cuentas PUC
q Índice Decimal: A las cédulas sumarias de Activo, Pasivo, Capital y Resultados se le asignan números arábigos en múltiplos de 1000 y a las cédulas analíticas números arábigos dependientes de los de las sumarias en múltiplos de 100.
q Índice del Plan Único de Cuentas: Este método consiste en asignar como índice el código correspondiente a las clases, grupos, cuentas y subcuentas del Plan Único de Cuentas. El índice de las hojas de trabajo tendría un dígito: Activo 1; Pasivo 2; Patrimonio 3; Ingresos 4: Gastos 5; Costo de Ventas 6 y Costos de Producción o de Operación 7. El índice de las cédulas sumarias tendría dos dígitos: Disponible 11; Inversiones 12; Deudores 13 etc. El índice de las cédulas analíticas puede tener de 4 a 6 dígitos: Caja 110505, Bancos 111005, Inversiones en Acciones 120505 etc. Este sistema tiene la ventaja de no necesitar un documento que explique el significado del índice por ser suficientemente conocido por todos, pero tiene la gran desventaja de usar índices con demasiados dígitos en los niveles de cédulas analíticas y subanalíticas lo que dificulta hacer las referencias cruzadas.
Ejemplo del índice Alfabético Doble Numérico y el índice Numérico:
NOMBRE DE LA CÉDULA
|
TIPO DE CÉDULA
|
ÍNDICE ALFABETICO DOBLE NUMERICO
|
ÍNDICE NUMERICO
PUC
|
Balance General Activo
|
Hoja de Trabajo
|
BG/1
|
1
|
Balance General Pasivo
|
Hoja de Trabajo
|
BG/2
|
2
|
Balance General Patrimonio
|
Hoja de Trabajo
|
BG/3
|
3
|
Estado de Resultados Ingresos
|
Hoja de Trabajo
|
PyG/1
|
4
|
Estado de Resultados Egresos
|
Hoja de Trabajo
|
PyG/2
|
5
|
Estado de Resultados Costo de Ventas
|
Hoja de Trabajo
|
PyG/3
|
6
|
DISPONIBLE
|
Sumaria
|
A
|
11
|
CAJA GENERAL
|
Analítica
|
A1
|
110505
|
Caja General Oficina Principal
|
Sub-analítica
|
A1/1
|
110505-01
|
Caja General Sucursal A
|
Sub-analítica
|
A1/2
|
110505-02
|
CAJAS MENORES (Fondos Fijos)
|
Analítica
|
A2
|
110510
|
Caja Menor Oficina Principal
|
Sub-analítica
|
A2/1
|
110510-01
|
Caja Menor Sucursal A
|
Sub-analítica
|
A2/2
|
110510-02
|
BANCOS
|
Analítica
|
A3
|
111005
|
Banco X Cuenta nnnnn1
|
Sub-analítica
|
A3/1-1
|
11100501-01
|
Banco X Cuenta nnnnn2
|
Sub-analítica
|
A3/1-2
|
11100501-02
|
Banco Y
|
Sub-analítica
|
A3/2-1
|
11100502-01
|
INVERSIONES
|
Sumaria
|
B
|
12
|
ACCIONES
|
Analítica
|
B1
|
120505
|
Acciones Z
|
Sub-analítica
|
B1/1
|
12050501
|
DEUDORES
|
Sumaria
|
C
|
13
|
CLIENTES
|
Analítica
|
C1
|
130505
|
Cliente A
|
Sub-analítica
|
C1/1
|
130505-001
|
Cliente B
|
Sub-analítica
|
C1/2
|
130505-002
|
INVENTARIOS
|
Sumaria
|
D
|
14
|
MERCANCIAS NO FABRICADAS POR LA E.
|
Analítica
|
D1
|
1435
|
Articulo M
|
Sub-analítica
|
D1/1
|
143505-001
|
Articulo N
|
Sub-analítica
|
D1/2
|
143505-002
|
PROPIEDADES PLANTA Y EQUIPOS
|
Sumaria
|
E
|
15
|
TERRENOS
|
Analítica
|
E1
|
150405
|
Terreno P
|
Sub-analítica
|
E1/1
|
150405-01
|
Terreno Q
|
Sub-analítica
|
E1/2
|
150405-02
|
CONSTRUCCIONES EN CURSO
|
Sumaria
|
E2
|
150805
|
Construcción W
|
Analítica
|
E2/1
|
150805-01
|
CONSTRUCCIONES Y EDIFICACIONES
|
Sumaria
|
E3
|
151605
|
Edificio R
|
Analítica
|
E3/1
|
15160501
|
INTANGIBLES
|
Sumaria
|
F
|
16
|
CRÉDITO MERCANTIL
|
Analítica
|
F1
|
160505
|
MARCAS
|
Analítica
|
F2
|
160510
|
Marca Alfa
|
Sub-analítica
|
F2/1
|
160510-01
|
Marca Beta
|
Sub-analítica
|
F2/2
|
160510-02
|
DIFERIDOS
|
Sumaria
|
G
|
17
|
GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO
|
Analítica
|
G1
|
1705
|
Intereses
|
Sub-analítica
|
G1/1
|
170505
|
Seguros y Fianzas
|
Sub-analítica
|
G1/2
|
170520
|
VALORIZACIONES
|
Sumaria
|
H
|
19
|
DE INVERSIONES EN ACCIONES
|
Analítica
|
H1
|
190505
|
OBLIGACIONES FINANCIERAS
|
AA
|
21
| |
SOBREGIROS BANCO X
|
AA1
|
21050101
| |
Cuenta nnnnnn1
|
AA1/1
|
21050101-01
| |
Cuenta nnnnnn2
|
AA1/2
|
21050105-05
| |
SOBREGIROS BANCO Y
|
AA2
|
21050102
| |
PAGARÉS BANCO X
|
AA3
|
210510-01
| |
PAGARÉS BANCO Y
|
AA4
|
210510-02
| |
PROVEEDORES
|
BB
|
22
| |
PROVEEDORES NACIONALES
|
BB1
|
220505
| |
PROVEEDOR A
|
BB1/1
|
220505-01
| |
PROVEEDOR B
|
BB1/2
|
220505-02
| |
PROVEEDOR C
|
BB1/3
|
220505-03
| |
CUENTAS POR PAGAR
|
CC
|
23
| |
COSTOS Y GASTOS POR PAGAR
|
CC/1
|
2335
| |
RETENCION EN LA FUENTE
|
CC/2
|
2365
| |
IVA RETENIDO
|
CC/3
|
2367
| |
RETENCIONES Y APORTES DE NOMINA
|
CC/4
|
2370
| |
ACREEDORES VARIOS
|
CC/5
|
2380
| |
IMPUESTOS GRAVÁMENES Y TASAS
|
DD
|
24
| |
DE RENTA Y COMPLEMENTARIOS VFC
|
DD/1
|
240405
| |
IMPUESTO A LAS VENTAS POR PAGAR
|
DD/2
|
2408
| |
DE INDUSTRIA Y COMERCIO
|
DD/3
|
2412
| |
OBLIGACIONES LABORALES
|
EE
|
25
| |
SALARIOS POR PAGAR
|
EE/1
|
2505
| |
CESANTÍAS CONSOLIDADAS
|
EE/2
|
2510
| |
INTERESES SOBRE CESANTÍAS
|
EE/3
|
2515
| |
PRIMA DE SERVICIOS
|
EE/4
|
2520
| |
VACACIONES CONSOLIDADAS
|
EE/5
|
2525
| |
INDEMNIZACIONES LABORALES
|
EE/6
|
2540
| |
PASIVOS ESTIMADOS Y PROVISIONES
|
FF
|
26
| |
CESANTÍAS
|
FF1
|
201005
| |
INTERESES SOBRE CESANTÍAS
|
FF2
|
201010
| |
VACACIONES
|
FF3
|
201015
| |
PRIMA DE SERVICIOS
|
FF4
|
201020
| |
CAPITAL SOCIAL
|
GG
|
31
| |
SUPERAVIT DE CAPITAL
|
GG1
|
32
| |
RESERVAS
|
GG2
|
33
| |
REVALORIZACIÓN DEL PATRIMONIO
|
GG3
|
34
| |
RESULTADOS DEL EJERCICIO
|
GG4
|
36
| |
RESULTADOS DE EJERCICIOS ANT.
|
GG5
|
37
| |
SUPERAVIT POR VALORIZACIONES
|
GG6
|
38
|
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